Vermeer Fotografie verwerkt onder andere persoonsgegevens voor en in opdracht van de klant omdat de klant een software gebruikersovereenkomst met Vermeer Fotografie heeft. Vermeer Fotografie en de klant zijn daarom verplicht volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om een Verwerkersovereenkomst te sluiten. Omdat Vermeer Fotografie applicatie op maat met de daarbij behorende dienstverlening (Support en Consultancy) levert, heeft Vermeer Fotografie de verwerkingsovereenkomst opgenomen in de Algemene Voorwaarden en SLA.
Vermeer Fotografie is in deze de ‘verwerker’ en de klant de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Vermeer Fotografie en de klant verplichten zich over en weer om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na te leven. Voor de definities van begrippen wordt aangesloten bij de AVG. Vermeer Fotografie zal de persoonsgegevens alleen verwerken voor en in opdracht van de klant en om uitvoering te geven aan de overeenkomst.
Instructies verwerking
De verwerking bestaat uit het beschikbaar stellen van de Vermeer Fotografie applicaties met de door de klant ingevoerde en gegenereerde data. Vermeer Fotografie zal geen gegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen zonder dat de klant daar specifieke instructie voor gegeven heeft. Die instructie kan via een verzoek of via de applicatie worden gegeven.
Binnen de applicaties, die Vermeer Fotografie beschikbaar stelt, zijn verschillende soorten persoonsgegevens vast te leggen. Vermeer Fotografie is zich ervan bewust dat de klant al deze, en eventueel nog zelf aan te maken persoonsgegevens of categorieën, kan invoeren en dat Vermeer Fotografie deze dan zal verwerken. De klant is zelf verantwoordelijk voor de beoordeling of het doel en aard van de verwerking past bij de dienstverlening die Vermeer Fotografie doet.
Vermeer Fotografie verzamelt geanonimiseerde gegevens over het gebruik van haar producten en diensten. Deze gegevens ondersteunen Vermeer Fotografie om inzicht te krijgen of, hoe en hoe vaak bepaalde onderdelen van het product gebruikt worden. De geanonimiseerde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden om producten en dienstverlening te verbeteren. Vermeer Fotografie zal de verzamelde gebruikersstatistieken nooit gebruiken voor commerciële doeleinden of aanbieden aan derde partijen.
Geheimhoudingsplicht
Vermeer Fotografie is zich bewust dat de informatie die de klant met Vermeer Fotografie deelt en opslaat binnen Vermeer Fotografie, een geheim en bedrijfsgevoelig karakter heeft. Alle Vermeer Fotografie medewerkers zullen gedurende hun dienstverband en daarna, zoals in hun arbeidsovereenkomst met geheimhoudingsclausule is opgenomen, op verantwoorde wijze met de informatie van de klant omgaan.
Beveiliging
Vermeer Fotografie neemt blijvend passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van de klant te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen worden aangemerkt als een passend beveiligingsniveau in de zin van de AVG. De klant is gerechtigd om in overleg met Vermeer Fotografie tijdens de looptijd van de overeenkomst door een onafhankelijke deskundige de naleving hiervan te controleren, bijvoorbeeld door middel van het uitvoeren van een audit. De klant zal alle kosten in verband met deze controle dragen.
Vermeer Fotografie is aansprakelijk voor schade in het kader van persoonsgegevens door handelen of nalaten van de subverwerker waarbij de aansprakelijkheidsbeperking uit het hoofdstuk Aansprakelijkheid geldt. De toepasselijke aansprakelijkheidsbeperking geldt niet indien er bij de subverwerker sprake is van grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag. Vermeer Fotografie is ook niet aansprakelijk in geval van overmacht (zoals gedefinieerd in het hoofdstuk Aansprakelijkheid) bij haarzelf of aan de kant van de subverwerker.
Indien de Autoriteit Persoonsgegevens aan de verwerkersverantwoordelijke een bindende aanwijzing zal geven dient de klant Vermeer Fotografie direct op de hoogte stellen van deze bindende aanwijzing. Vermeer Fotografie zal er alles aan doen wat in redelijkheid van haar verwacht kan worden om de naleving mogelijk te maken. Als Vermeer Fotografie niet doet wat in redelijkheid van haar gevraagd kan worden waardoor er een boete volgt, of als de Autoriteit Persoonsgegevens direct een boete oplegt omdat sprake is van opzet of ernstige verwijtbare nalatigheid aan de kant van Vermeer Fotografie , dan geldt de toepasselijke aansprakelijkheidsbeperking als hiervoor genoemd in het hoofdstuk Aansprakelijkheid niet.
Subverwerkers
Vermeer Fotografie verwerkt de klantdata in datacenters van LeaseWeb Netherlands B.V. en deze is hiermee subverwerker. De datacenters waar Vermeer Fotografie gebruik van maakt bevinden zich uitsluitend in Nederland en vallen onder Nederlandse wet- en regelgeving en voldoen aan de strenge Nederlandse en Europese wetgeving met betrekking tot logische en fysieke toegangsbeveiliging en continuïteit. De datacenters zijn minimaal ISO 27001 gecertificeerd. De (persoons)gegevens worden door Vermeer Fotografie en subverwerker uitsluitend verwerkt binnen de Europese Economische ruimte.
Vermeer Fotografie zal geen nieuwe subverwerkers gegevens laten verwerken zonder de klant daarover tijdig te informeren. De klant kan bezwaar maken bij Vermeer Fotografie tegen de subverwerker. Vermeer Fotografie zal deze bezwaren op directieniveau afhandelen. Mocht Vermeer Fotografie toch gegevens wenst te laten verwerken door de nieuwe subverwerker, heeft de klant de mogelijkheid om de overeenkomst te beëindigen.
Privacyrechten
Vermeer Fotografie heeft geen zeggenschap over de persoonsgegevens die door de klant beschikbaar worden gesteld. Zonder noodzaak, gezien de aard van de door de klant verstrekte opdracht, expliciete toestemming van de klant of wettelijke verplichting zal Vermeer Fotografie de gegevens niet aan derden verstrekken of voor andere doeleinden verwerken, dan voor de overeengekomen doeleinden. De klant garandeert dat de persoonsgegevens verwerkt mogen worden op basis van een in de AVG genoemde grondslag.
Vermeer Fotografie zal wel, indien een verzoek gedaan wordt door de Stichting Autoriteit Financiële Markten, De Europese Centrale Bank of De Nederlandsche Bank N.V. op grond van de uitvoering van hun taak uit hoofde van de Wft, of op grond van andere wet- en regelgeving, alle mogelijke informatie beschikbaar stellen aan de betreffende organisatie. Tevens verplicht Vermeer Fotografie de subverwerker, zoals hierboven benoemd, eveneens te voldoen aan een dergelijk verzoek van deze toezichthouders.
Betrokkenen
De klant is verantwoordelijk voor de ingevoerde gegevens van de betrokkenen en daarbij voor het informeren en bijstaan van de rechten van de betrokkenen. Vermeer Fotografie zal nooit op verzoeken van betrokkenen ingaan en altijd verwijzen naar de verantwoordelijke. Vermeer Fotografie zal, voor zover dat binnen de applicatie mogelijk is, haar medewerking verlenen aan de klant zodat deze kan voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen in het geval dat een betrokkene haar rechten uitoefent op grond van de AVG of andere toepasselijke regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.
Meldplicht datalekken
De AVG vereist dat eventuele datalekken gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke van de data. Vermeer Fotografie zal daarom zelf geen meldingen doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Uiteraard zal Vermeer Fotografie de klant juist, tijdig en volledig informeren over relevante incidenten, zodat de klant als verwerkingsverantwoordelijke aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen. De Beleidsregels meldplicht datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens geven hierover meer informatie.
Indien de klant een (voorlopige) melding verricht bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkene(n) over een datalek bij Vermeer Fotografie, zonder dat de klant dit vooraf heeft besproken met Vermeer Fotografie, dan is de klant aansprakelijk voor door Vermeer Fotografie geleden schade en kosten. De klant is daarnaast verplicht een dergelijke melding direct in te trekken.
Bepaling datalek
Voor het bepalen van een datalek, gebruikt Vermeer Fotografie de AVG en de Beleidsregels meldplicht datalekken als leidraad.
Melding aan de klant
Indien blijkt dat bij Vermeer Fotografie sprake is van een beveiligingsincident of datalek zal Vermeer Fotografie de klant daarover zo spoedig mogelijk informeren nadat Vermeer Fotografie bekend is geworden met het datalek. Om dit te realiseren zorgt Vermeer Fotografie ervoor dat al haar medewerkers in staat zijn en blijven om een datalek te constateren en verwacht Vermeer Fotografie van haar opdrachtnemers dat zij Vermeer Fotografie in staat stelt om hier aan te kunnen voldoen. Voor de duidelijkheid: als er een datalek is bij een leverancier van Vermeer Fotografie, dan meldt Vermeer Fotografie dit uiteraard ook. Vermeer Fotografie is het contactpunt voor de klant. De klant hoeft geen contact op te nemen met de leveranciers van Vermeer Fotografie .
Informeren klant (contactpersoon instellen)
In eerste instantie zal Vermeer Fotografie de contactpersoon van het abonnement informeren over een datalek. Mocht deze contactpersoon niet (meer) de juiste zijn, dan kan dat aangepast worden via de klantportal op de pagina ‘persoonlijke gegevens’. Kies voor ‘aanpassen’ en vink het veld ‘Meldplicht Datalekken’ aan.
Informatie verstrekken
Vermeer Fotografie probeert de klant direct alle informatie te verstrekken die de klant nodig heeft om een eventuele melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkene(n) te verrichten.
Termijn van informeren
De Vermeer Fotografie geeft aan dat er ‘onverwijld’ gemeld moet worden. Dit is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zonder onnodige vertraging en zo mogelijk niet later dan 72 uur na ontdekking ervan door de verantwoordelijke. Indien er een beveiligingsincident optreed zal Vermeer Fotografie de klant zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 48 uur na het ontdekken door Vermeer Fotografie ervan, informeren. De klant zal zelf de beoordeling moeten maken of het beveiligingsincident valt onder de term ‘datalek’ en of er melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens gedaan zal moeten worden. De klant heeft hiervoor 72 uur, nadat de klant hiervan op de hoogte is gesteld, de tijd.
Voortgang en maatregelen
Vermeer Fotografie zal de klant op de hoogte houden over de voortgang en de maatregelen die getroffen worden. Vermeer Fotografie maakt hierover afspraken met de primaire contactpersoon bij de initiële melding. In ieder geval houdt Vermeer Fotografie de klant op de hoogte in geval van een wijziging van de situatie, het bekend worden van nadere informatie en over de maatregelen die getroffen worden.
Vermeer Fotografie registreert alle security incidenten en handelt deze volgens een vaste procedure (workflow) af.
Gegevens verwijderen
Vermeer Fotografie zal, na afloop van de overeenkomst, alle klant gegevens verwijderen zoals beschreven staat bij ‘Beëindiging van de overeenkomst’. Mocht de klant eerder de gegevens verwijderd willen hebben, dan kan daarvoor een verzoek worden ingediend. Vermeer Fotografie verplicht zich daar gehoor aan te geven.